Tips para uso del servicio de certificaciones

¡Es muy importante que envíe su documentación completa!

 

A continuación le indicamos algunos tips importantes para el trámite de certificaciones, esto con el fin de brindarle un mejor servicio.

1. La revisión de los correos se realiza según el orden en que ingresan en nuestra bandeja de entrada del correo sac@gs1cr.org, por lo cual la revisión no es de forma inmediata y dependerá de la cantidad de trámites que hayan en espera.

2. Los requisitos deben de venir completos en un mismo correo, ya que esto permite que cada solicitud pueda revisarse de forma completa y que no tenga que esperar nuevamente en la cola de correos. Los requisitos pueden corroborarlos en aquí.

3. Deben indicar aspectos importantes como:

  • Tipo de trámite: Normal (72 horas) o urgente (5 horas).
  • El formato de impresión (Tipo de códigos) que presentarán según los requerimientos de cada institución.

4. El trámite de certificaciones pueden realizarlo desde el momento en que tienen la orden de compra respectiva.

5. El horario de recepción y revisión de documentos es de Lunes a Viernes de 8:00 a.m. a 11:30 a.m. y de 1:00 p.m. a 3:30 p.m.

6. Una vez realizado el pago se le programará una cita para la revisión de las etiquetas y entrega de la certificación.

 

De igual manera según la institución a la que usted venda le indicamos algunas recomendaciones:

Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS)

  • Cuando aplique debe presentar la modificación de empaque (firmadas por la persona del almacén).
  • En el cuadro de registro para referirse al término unidad o unidades deben utilizar UD o UDS respectivamente.
  • El archivo de registro deben venir lleno y deben guardarlo en el formato «Libro de Excel 97-2003», además el nombre de la hoja no debe modificarse al igual que las celdas definidas y en el nombre del archivo recomendamos colocar el número de orden de compra.
  • Debe llenarse un cuadro de registro por producto adjudicado.
  • Cuando el código de barras no es de la empresa que solicita la certificación, debe adjuntar la carta del fabricante.

Instituto Nacional de Seguros (INS)

  • En el cuadro de registro para referirse al término unidad o unidades deben utilizar UD o UDS respectivamente.
  • El archivo de registro deben venir lleno y deben guardarlo en el formato «Libro de Excel 97-2003», además el nombre de la hoja no debe modificarse al igual que las celdas definidas y en el nombre del archivo recomendamos colocar el número de orden de compra.
  • Deben de colocarse todos los empaques en el mismo cuadro de registro (Primario, Secundario, Terciario, Cuaternario, Quinario según corresponda) y en la columna que corresponda.
  • Debe llenarse un cuadro de registro por reglón adjudicado.
  • Debe de adjuntarse siempre el documento que indica el código SIMA, además el mismo debe de coincidir con el indicado en en el cuadro de registro.
  • Adjuntar la modificación de empaque o exoneraciones cuando aplique.
  • Cuando el código de barras no es de la empresas que solicita la certificación, debe ajuntar la carta del fabricante.
  • El indicador 9 (variable logística), no debe utilizarse.

Empresa de Servicio Públicos (ESPH)

  • El cuadro de registro (Archivo de equivalencias), debe guardarse en formato «CSV delimitado por comas» y con el nombre de la Orden de compra respectiva.
  • El registro de los productos adjudicados en un misma orden de compra, se registran en un mismo archivo y en el mismo orden que indica la orden de compra.
  • Cuando se registran los GTIN respectivos, la casilla GTIN, se utiliza para la unidad de consumo (artículo comercial individual) y el GTIN Item contenido para las unidades de distribución (Agrupación de artículos comerciales).
  • Si no va a certificar algún reglón, debe indicarlo.
  • Si se registra información para la unidad de distribución, siempre debe de registrarse la información de la unidad de consumo.
  • Las descripciones deben coincidir con la indicada en la orden de compra, con la salvedad de que no puede contener más de 50 caracteres, ni comas (,).
  • En las casillas de las medidas debe de colocarse números enteros, es decir sin decimales.
  • Cuando vienen varias bodegas deben revisar que las cantidades colocadas en la casilla de contenido para las unidades de distribución coincidan con las cantidades indicadas en cada bodega.

 

En caso de consultas no dude en contactar a nuestras ejecutivas al tel.: 2507-8000 o al correo electrónico sac@gs1cr.org