Factura Electrónica

Comité Nacional de Facturación Electrónica Proveedores de Factura Electrónica Proveedores de Factura Electrónica con Sello de Garantía GS1

¿Qué es la Factura Electrónica?

Es un documento comercial con efectos tributarios, generado, expresado y transmitido en formato electrónico en el mismo acto de la compra-venta o prestación de servicio, ésta sustituye por igual a la ya tradicional factura en papel y la puede utilizar cualquier tipo de empresa.

Los documentos con los que es permitido trabajar son los siguientes:

• Factura
• Nota de crédito
• Nota de débito
• Tiquete electrónico
• Acuses de aceptación o rechazo de documentos

Recuerde que ya existe una nueva resolución de factura electrónica. Descargue aquí el documento

¿Quién debe usarla?

Todos los contribuyentes que vendan bienes y servicios. Actualmente, solo deben usarla ciertos negocios y personas físicas, pero llegará a ser obligatoria para todos.

¿Cómo se usa?

Es necesario contar con un programa especial para enviar las facturas. Además, debe registrarse ante la Dirección General de Tributación como emisor-receptor de las facturas.

¿Cuándo debe usarse?

Puede empezar a utilizarla desde ya de forma voluntaria. No obstante, las empresas deberán emitirla de forma obligatoria cuando la Dirección General de Tributación las notifique.

¿Por qué debe emplearse?

El Ministerio de Hacienda busca mejorar la recaudación y contar con información directa de los contribuyentes. Adicionalmente, su empresa podrá ahorrarse ciertos gastos y simplificar procesos.

¿Qué cuidados hay que tener?

Verifique que su programa de facturación cumpla con los requisitos de la Dirección General de Tributación, pues usted es el responsable ante las autoridades. Recuerde conservar por cinco años los comprobantes digitales y ser ordenado.

¿Cuáles serían las consecuencias si se negara a usarla?

Pueden sancionarle con una multa equivalente a dos salarios base. Si reincide, pueden cerrar su negocio u oficina.

¿Cómo funciona a nivel técnico la factura electrónica?

En resumen, cuando el vendedor realiza la venta y emite la factura, su software va a generar el comprobante electrónico, que se enviará primero al sistema de la Dirección General de Tributación y luego al correo electrónico del comprador.

¿Qué necesito saber para implementar factura electrónica?

1. Si en su empresa ya tiene programas especiales de contabilidad, puede subcontratar a un proveedor de factura electrónica el cual, por medio de interfaces, se conecte a sus sistemas y se realicen las adaptaciones para cumplir con la normativa.
2. Las empresas pueden crear su propio sistema a lo interno, lo cual se aconseja en el tanto la empresa tenga el personal idóneo y los recursos para invertir en el desarrollo.
3. Las empresas más pequeñas pueden contratar a proveedores que tengan sitios web a través de los cuales se puedan emitir las facturas. Hay paquetes mensuales a muy bajo costo y solo se necesita de un navegador de Internet para acceder a un sitio con todas las funcionalidades.
4. El Ministerio de Hacienda y algunas empresas están trabajando en sistemas gratuitos para el empleo de la factura electrónica.
5. Adquisición de software ideado que cumpla con todos los requerimientos establecidos por la Dirección General de Tributación. Una vez que posee la herramienta tecnológica con la que creará las facturas, el siguiente paso es efectuar el registro de facturación electrónica en el sitio web Tribunet, del Ministerio de Hacienda. Esta inscripción no tiene ningún costo, El Ministerio de Hacienda anunció que el registro se hará a futuro en la plataforma Administración Tributaria Virtual (ATV).

Antecedentes de la Factura Electrónica

GS1 Costa Rica como ente rector, de los estándares UN/EDIFACT para Comercio Electrónico posee una experiencia de más de 15 años implementando los procesos de B2B en las mayores empresas de nuestro país y más de treinta en todo el mundo.

Dado los grandes beneficios que otorga el Comercio Electrónico y el desarrollo alcanzado en el país, es que en el año 2001 GS Uno Costa Rica decide dar el siguiente paso, motivando al Ministerio de Hacienda para la implementación de la factura electrónica.

Al día de hoy GS1 Costa Rica ha asesorado y capacitado a más de 30 empresas en la implementación de sistemas de factura electrónica.

¿Qué beneficios puedo obtener si implemento Factura Electrónica?

• Optimiza el proceso de facturación.
• Mejora la calidad del servicio al cliente.
• Da mayor liquidez (flujo de caja).
• Optimiza los procesos de recibo de pagos.
• Ofrece mayor seguridad con la utilización de la firma electrónica en las facturas digitales, evitando así cualquier alteración o falsificación.
• Brinda más ahorro en impresión de papel y tiempo de distribución.
• Según diversos organismos internacionales, la incorporación de la factura electrónica eleva la productividad en las empresas.

En GS1 le apoyamos en el proceso de factura electrónica por medio de nuestros servicios:

1. Capacitación: En donde se conocen los elementos esenciales de la normativa vigente de comprobantes electrónicos para lograr una implementación exitosa.
2. Asesoría: En este servicio se brinda un acompañamiento 3 etapas:

• Análisis de brecha, en donde se analiza el funcionamiento de la empresa y se definen los requerimientos que el sistema de factura electrónico debe cumplir para satisfacer las necesidades de la empresa y de la Dirección General de Tributación.
• Consultoría en la implementación del sistema de facturación electrónica.
• Auditoría del proceso de emisión de comprobantes electrónicos completo.

3. Asesoría para Profesionales Independientes: Si usted es un profesional independiente que requiere implementar la factura electrónica en su negocio, le ofrecemos nuestro servicio de orientación que incluye entrenamiento, preguntas y respuestas, y evaluación de ofertas de herramientas.
4. Auditoría: Si una empresa ya tiene implementado el sistema de emisión y recepción de comprobantes electrónicos puede contratar el servicio de auditoría en donde verificamos que el proceso se esté realizando como la Dirección General de Tributación estipula en la normativa vigente.
5. Sello de Garantía GS1 en Comprobantes Electrónicos: Si su empresa es proveedora de software de facturación electrónica, le ofrecemos el servicio de Sello de Garantía GS1 en Comprobantes Electrónicos, un proceso de evaluación de cumplimiento de los requisitos de la normativa DGT-R-48-2016 para su sistema de comprobantes electrónicos. No es un requisito oficial de la Dirección General de Tributación; sin embargo, esta alternativa inteligente le brindará un respaldo de confianza y seguridad para sus clientes.

Más información al correo informacion@gs1cr.org o al teléfono 2507-8000.

Algunos casos de éxito son los siguientes:

Farmacias Fischel: Dado que la compañía se distingue por su constante interés en hacer uso de nuevas tecnologías, decidieron implementar este proyecto que a la vez les ayuda a disminuir los gastos operativos de la empresa y mejorar los niveles de seguridad de la información. El Sr. Javier Villalta, Jefe de Ingeniería de Software indicó que: “la Asociación GS Uno Costa Rica nos brindó la consultoría necesaria para desarrollar el proyecto, tanto en el nivel técnico como en el administrativo y gracias a ellos logramos implementar el proyecto en un tiempo efectivo”.

Softland Costa Rica: Debido al interés de llevar esta funcionalidad a los clientes de Exactus ERP y con el fin de aprovechar sus ventajas a lo interno para simplificar, mejorar y eliminar papel en la productividad del proceso, Softland Costa Rica tomó la decisión de implementar Factura Electrónica. El Sr. Gonzalo Sandstand indica:”por lo joven que era el proyecto en Costa Rica, habían muchos mitos acerca de su implementación o válidez legal, su implementación debe hacerse como algo positivo para sus socios de negocio”.

Café Britt: La iniciativa “Go Green” de ésta compañía, es uno de los principales factores por los que decidió implementar Factura Electrónica, además de ayudar en el ahorro de papel, tintas de impresión y combustible. “La Asociación GS Uno Costa Rica nos dió un apoyo invaluable en poder navegar las resoluciones y entender su significado, para poder realizar la programación respectiva de la Factura”, indicó el Sr. Benjamín Aronson.

Glosario

• Emisor-receptor de facturas electrónicas: Persona física o jurídica que, tras inscribirse en la Dirección General de Tributación y cumplir con los requisitos, puede emitir o realizar facturas electrónicas. El emisor queda autorizado, a su vez, para convertirse en receptor de facturas electrónicas, lo cual significa que otras empresas y personas físicas pueden enviarle estos comprobantes.
• Receptor electrónico-no emisor: Empresas que operan bajo regímenes especiales. No venden en el país, pero sí reciben facturas electrónicas, pues le compran a diferentes comercios nacionales. Esto sucede con algunas empresas que operan en zonas francas. Este tipo de receptor también incluye a instituciones de la Administración Pública.
• Nota de crédito electrónica: Se usa cuando es necesario disminuir el monto o la cantidad de lo facturado. Este documento solo lo puede emitir el comercio que confeccionó la factura inicial.
• Nota de débito electrónica: Se utiliza cuando es menester cambiar la factura porque se tiene que aumentar el monto o la cantidad de lo facturado. Igualmente, solo puede ser realizada por el emisor de la primera factura, es decir, por el vendedor.
• Archivo XML: Cuando se envía una factura, se remite un archivo XML (Extensible Markup Language, en inglés). En palabras sencillas, es un lenguaje informático o de programación que posibilita guardar datos y enviarlos. La resolución del Ministerio de Hacienda explica que “es un formato universal para documentos y datos estructurados en Internet”.