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Proyecto EDI
¿QUÉ ES EL COMERCIO ELECTRÓNICO?
El Comercio Electrónico es la venta, distribución, mercadeo de bienes y servicios por medios electrónicos.
Existe una gran diversidad de formas de hacer transacciones por medios electrónicos, siendo el “EDI” o Intercambio Electrónico de Datos, la forma para que dos o más empresas (comprador y proveedor), realicen sus transacciones comerciales en un ambiente también conocido como “B to B”.
¿QUÉ ES EL INTERCAMBIO ELECTRÓNICO DE DATOS “EDI”?
“EDI” es el Intercambio Electrónico de Documentos comerciales en formato electrónico, entre las aplicaciones informáticas de empresas relacionadas comercialmente.
“EDI” permite intercambiar por medio de Internet, documentos comerciales electrónicos, mediante mensajes acordados y estandarizados internacionalmente, entre dos o más computadoras de varias empresas y con una mínima intervención manual y eliminando las grandes cantidades de papel que se genera en cada transacción comercial.
La finalidad de “EDI” es administrar el flujo de información en la cadena de abastecimiento de un producto o servicio, por medio de la comunicación de información estructurada de computadora a computadora, de aplicación a aplicación, sin intervención humana y sin papeles; entre empresas, instituciones o individuos.
El “EDI – B2B” se basa en la utilización de mensajes estándar, asegurando que todos los participantes utilicen un lenguaje común.
EL ESTANDAR DE MENSAJES PARA COMERCIO ELECTRÓNICO: EDIFACT Y EDI/XML
Como herramienta facilitadora del Comercio Electrónico, desde el año 1987, las oficinas EAN desarrollaron el UN/EDIFACT que es el único estándar avalado por Naciones Unidas para el Intercambio Electrónico de Datos y administrado por las oficinas EAN a nivel mundial. “UN” viene de United Nations, EDIFACT significa Intercambio Electrónico de Datos para la Administración, el Comercio y el Transporte (Electronic Data Interchange For Administration Commerce and Transport).
Los mensajes UN/EDIFACT son la trascripción mundial de más de 200 mensajes comerciales a formato electrónico, que hoy día se usan diariamente para realizar todas las transacciones entre socios de negocios.
Ejemplos de mensajes: orden de compra, factura, manifiestos de carga, reportes de inventarios notas de crédito y debito, etc.
Otro estándar emergente es el EDI/XML, que a diferencia del EDIFACT, es mucho más simple para efectos de programación.
Este es un estándar muy reciente (2001), por lo que solamente se han liberado a nivel mundial 5 mensajes dentro de los cuales esta la orden de compra, factura simple, datos de productos, etc.
FORMATOS PARA DESARROLLAR EL EDI EN COSTA RICA
Dentro del EDI podemos identificar dos formas para realizar este nuevo proceso de hacer negocios:
- EDI Automático: Con este podemos lograr una automatización total del proceso de recibo y envío de mensajes, y está totalmente integrado con los Sistemas de Gestión o “ERP”. Por ejemplo, cuando llega una orden de compra, esta se interfasa con los sistemas de facturación quedando como un pedido pendiente de tramitar y se pueden realizar las validaciones que consideren necesarias antes de generar la factura definitiva (como límites de crédito, precios y descuentos correctos, códigos de productos correctos, envíos de correos a los ejecutivos de cuenta o personas encargadas, etc). Esta opción es la que se recomienda si tenemos un volumen que lo amerita, o si realmente deseamos obtener todos los beneficios de la automatización de procesos dentro de la compañía, por medio del Intercambio Electrónico de Datos.
- El Web EDI: es una página donde la empresa compradora o proveedora debe ingresar a un sitio en Internet para recibir o generar sus órdenes de compra. Se procede a imprimir la orden de compra para luego ingresarla de manera manual al sistema de pedidos o de facturación de la empresa proveedora. Este esquema es para aquellas empresas muy pequeñas, sin sistemas internos y de bajo volumen de transacciones.
BENEFICIOS DEL EDI
Los beneficios de utilizar “EDI” son ya realidad para las empresas costarricenses (ver anexo 1), muchas de las cuales transmiten un porcentaje sustancial del volumen de sus documentos de negocios vía “EDI”. Con base en la experiencia recopilada en otros países, se ha logrado concluir que esta herramienta de trabajo debe estar respaldada por un proceso de reingeniería y movimiento de estructuras y pensamiento organizacional en los niveles estratégicos de cada empresa, ya que “EDI” es un catalizador de cambio.
Sólo bajo un marco abierto de ideas y de compromiso ante el cambio en los procesos empresariales, “EDI” aportará los beneficios deseados, entre los que se encuentran:
- Reducción del tiempo administrativo del comprador
- Mejores decisiones del comprador
- Más tiempo para que los vendedores “Vendan”, en lugar de recoger pedidos
- Menos tiempo en la solución de discrepancias de órdenes / facturas.
- Mejor información sobre el estado de la orden de compra.
- Más oportunidades en compras alternativas
- Menor tiempo dedicado a la conciliación de diferencias / errores.
- Menos devoluciones de productos.
Para más información puede bajar los siguientes documentos: